Un.e Secrétaire Médical.e

Posté le : 18/03/2021

Description de l'offre

Le CHU de Grenoble Alpes recherche un.e secrétaire médical.e pour son service de Cardiologie, à compter du 12/04/2021

 Il s'agit d'un contrat à durée déterminée (CDD) sur la période du 12 avril 2021  au 01 Août 2021.

Temps de travail : 100 %

 

Organisation des postes dans le service :

Nombre total de médecins consultants : 17

Le secrétariat de Consultation et Soins Externes est composé de 9 secrétaires médicales réparties à tour de rôle en 3 équipes :

- Equipe A :

  • poste d’accueil physique, bureau des admissions et régie
  • horaires : 10h10/18h
  • 2 agents

Pour assurer l’ouverture de l’accueil de 8h à 18h, 1 secrétaire de l’Equipe B et 1 secrétaire de l’Equipe C complètent l’Equipe A de 8h à 10h10.

- Equipe B :

  •  poste d’accueil téléphonique, de gestion des rendez-vous, des plannings médicaux et numérisation relatifs au dossier patient
  •  horaire 8h/15h50
  •  3 agents

- Equipe C :

  •  poste de frappe
  •  horaire 8h/15h50
  •  5 agents

Chaque poste est tenu durant 1 semaine.

Missions

Missions de l’EQUIPE A :

La secrétaire a pour missions l’accueil physique et les admissions administratives avec régie.

La secrétaire accueillant le patient le prend en charge dans son ensemble (accueil + formalités du Bureau des entrées + régie) afin d’éviter la multiplication des files d’attentes.

- Poste accueil physique :

  •  A la prise de poste, ouverture de la banque d’accueil, mise en place du matériel et mobilier d’accueil
  •  Impression des listings des consultations de la journée
  •  Accueil physique et orientation des patients et des usagers
  •  Validation des venues
  •  Réponses téléphoniques aux demandes des médecins du service (DECT « téléphone rouge »)
  •  Impressions d’étiquettes en pré consultations pour les examens de VO2
  •  Préparation des bons de transports à la demande du transporteur ou du patient en pré-consultation
  •  Gestion des mails adressés par l’équipe B
  •  Réception des appareillages prêtés aux patients (HOLTER)
  •  Prise de rendez-vous de consultations et examens pour les patients se présentant physiquement
  •  Impression de comptes-rendus d’examens du jour à remettre aux patients en main propre
  •  Prise de nouveaux rendez-vous de consultations et examens en post consultations via fiche navette ou en post hospitalisation à la demande des médecins du service.
  • Demandes d’examens complémentaires à faxer aux services du CHUGA
  • Appels transports retours (vsl/ambulances)
  • Gestion des urgences (accueil des patients souhaitant un avis médical et appel du médecin référent ou d’astreinte selon procédure interne du service)
  •  Réception du courrier papier à transmettre à l’équipe B poste 4
  •  Etablissement du dossier administratif du patient
  •  Création des venues sous pastel en intégrant les éléments relatifs à la couverture santé (AMO et AMC)
  •  Blocage par note utilisateur et déblocage des dossiers en erreur, incomplet ou autres sur FIDES
  •  Complétude des dossiers dès réception des pièces manquantes (demande de renseignements remise au patient lors de sa venue)
  •  Vérification des cotations de l’activité du service (actes publics/ privés)
  •  Vérification par requête BO des venues sans acte et des venues à supprimer
  • Gestion de la sous régie : encaissements, suivi de caisse, décaissement quotidien en fin de journée, arrêté de caisse et édition d’un quittancier hebdomadaire pour le régisseur principal
  •  Page 1/2
  •  Transmission entre l’équipe du matin et l’équipe de journée par voie orale
  •  Transmission entre l’équipe de journée et celle du matin par voie écrite (cahier de transmission)
  •  Respect du suivi des procédures
  •  A la fin du service, rangement du matériel et mobilier et fermeture à clé de la banque d’accueil

 

Missions de l’EQUIPE B :

  • La secrétaire a pour missions l’accueil téléphonique, la gestion des rendez-vous, des plannings médicaux et la numérisation relatifs au dossier. L’accueil téléphonique est régi par un Serveur Vocal Interactif (SVI) permettant d’effectuer une ventilation des appelants selon le secteur qui les intéresse (CS/Soins externes / HDJ / hospitalisation complète) et sur l’accueil téléphonique des CS complété d’un Groupement téléphonique. Ce dispositif fait sonner l’appel sur le premier poste libre entre les postes 1, 2 et 3.
  • Les missions de l’équipe B sont réparties en 4 postes et précisées ci-dessous :

          Poste 1 :

  • A la prise de poste, ouverture du Groupement téléphonique
  •  Réponse, accueil et orientation téléphonique
  •  Prise de rendez-vous
  •  Vérification identité et coordonnées patients et médecins correspondants
  •  Impression, mise sous pli et envoi des convocations
  •  Envoi des courriers médicaux à la demande
  •  Gestion des mails
  •  Respect du suivi des procédures
  •  A la fin du service, fermeture du Groupement téléphonique, permettant la mise en route du répondeur

         Poste 2 :

  •  A la prise de poste, ouverture du Groupement téléphonique
  •  Réponse, accueil et orientation téléphonique
  •  Prise de rendez-vous
  •  Vérification identité et coordonnées patients et médecins correspondants
  •  Impression, mise sous pli et envoi des convocations
  •  Gestion des demandes d’échographies trans-thoraciques (ETT) => Réception, tri, appel des services intra-chuga et préparation des consultations
  •  Aide aux mails,
  •  Mise en forme et envoi des courriers médicaux rédigés par les médecins
  •  Respect du suivi des procédures
  •  A la fin du service, fermeture du Groupement téléphonique, permettant la mise en route du répondeur
  •  

Missions de l’EQUIPE C :

  • La secrétaire a pour missions la frappe de courriers médicaux, certificats médicaux et courriers administratifs dictés par les médecins de consultations et précisées ci-dessous :
  • Impression des listes de consultations des semaines suivantes
  • Frappe de courriers des prochaines consultations au vu des plannings médicaux
  • Frappe des courriers de scintigraphies programmées 
  • Frappe des urgences
  • Frappe du courrier à la demande du patient se présentant à l’accueil
  • Frappe du courrier à la demande d’un médecin du service
  • Frappe du courrier à la demande d’un médecin extérieur mais correspondant du patient
  • Gestion des validations des courriers médicaux 
  •  Impression, mise sous pli et envoi des courriers médicaux aux patients et ses médecins correspondants par la solution Zéro Echange Papier Rhône-Alpes (ZEPRA) ou voie postale
  • Prise de rendez-vous non demandé par le médecin le jour de la consultation, mais précisé et demandé par le médecin lors de la dicté du courrier médical de consultation
  • Respect du suivi des procédures

1 secrétaire de l’équipe C renforce l’équipe A de 8h à 10h10.

Profil

Compétences spécifiques :

  •  Connaissance du logiciel PASTEL et des suites logicielles CRISTAL-LINK (Accus, Dmc, Drdv, Gestact, IC-Box, Swap, IC-Dict) &           Microsoft Office
  •      (Word, Outlook Wepapp)
  •  Travail en équipe et en lien avec de multiples interlocuteurs
  •  Gestion et priorisation des flux d’informations importants
  •  Prise d’initiatives à bon escient
  •  Compétences rédactionnelles
  •  Formation continue

Qualités requises :

  •  Sens des responsabilités
  •  Rigueur dans l’organisation du travail
  •  Esprit d’analyse et de synthèse
  •  Adaptabilité et souplesse
  •  Qualités relationnelles, sens de la communication, esprit d’équipe.

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD
  • A pourvoir le : 12/04/2021
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Service Cardiologie Michallon
  • Date limite des dépôts de candidature : 05/04/2002
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (LM +CV), à l'attention de : Madame BENALI Miriam (MBenali@chu-grenoble.fr)
Dernière mise à jour le 23/04/2021