Un secrétaire Médical - (H/F) - Secrétariat de l'Unité Ambulatoire - (Réf : 011223)

Posté le : 25/01/2023

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes recrute pour son Pôle Anesthésie Réanimation :

Un secrétaire Médical - (H/F) - Secrétariat de l'Unité Ambulatoire - (Réf : 011223)

Pour participer au parcours global du patient pris en charge en UCA et à la gestion de sa sortie pour son domicile dans les conditions requises et optimum de sécurité. 

 

Poste à pourvoir dans le cadre d'un remplacement de congés de maternité d'une durée de 4 à 6 mois.

Salaire brut annuel : 25 083€

Lieu de travail : Nord – Unité de Chirurgie Ambulatoire (UCA)

Temps de travail : 100%

Poste ouvert :

  • Contrat à Durée Déterminée - CDD

Travail du lundi au vendredi, repos fixes.

Horaires :

  • Variables selon roulement pour assurer une permanence de 8h à 18h50.
  • Les horaires peuvent être adaptés selon la charge de travail (nombre de patients journaliers) et les absences. 

Horaires habituels pour les Secrétaires Médicales à 100 % : 08h00 – 15h50  09h00 – 16h50  10h00 – 17h50  11h00 – 18h50

Contraintes particulières :

répartition des absences (CA, RTT, FE, …) conformément à la réglementation, aux nécessités de service et à la continuité des soins. 

Contrat en forfait heure (15 jours de RTT par an)

Congés annuels : jusqu'à 29 jours 

Exigences institutionnelles : chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.  

Missions

Missions

Les activités spécifiques au poste :

MISSIONS : 

  • Accueille et renseigne les patients, les familles et visiteurs
  • Gère et oriente les appels téléphoniques intra et extra hospitaliers
  • Organise la gestion du secrétariat médical (informatique, classement, statistiques...)
  • Répond aux demandes des médecins, Internes (équipe pluridisciplinaire) et de l'encadrement infirmier autour de la prise en charge du patient en UCA
  • Gère les matériels, commandes et fournitures de bureau, sous la responsabilité de la secrétaire référente
  • Participe au déploiement et suivi des parcours de soins en ambulatoire

ACTIVITES DETAILLEES

Activités quotidiennes

Gestion des dossiers patients

  • Edition et affichage des fiches de transport des dossiers médicaux
  • Identification des dossiers à renvoyer dans les services par étiquette patient collée sur les fiches de transport
  • Préparation des pochettes kraft de transport pour retour dossier
  • Identification des dossiers de spécialités manquants pour J +1
  • Stockage des dossiers chez les IDE pour retour dans les services (en fin de journée)
  •  

Accueil physique et téléphonique

  • Pour les patients, les familles et visiteurs
  • Pour l’ensemble des personnels concernés dans le parcours du patient en UCA

Gestion du courrier

  • Ré-adressage des retours de courrier médecin extra CHU
  • Tri et renvoi des courriers / documents aux services de spécialité (résultats bio, carte de groupe…)

Programmation

  • Traitements des rajouts et annulation de patients en lien avec le cadre et les IDE Communication avec les autres services concernés par la prise en charge. 
  • Impression du programme opératoire à J+1, vérification de la bonne concordance avec listing IDE et affichage

PMSI

  • Vérification et validation du recueil PMSI (DiagSCD)
  • Envoi des actes relevant du code 9735 (cs externe) à la CQIA
  • Cotation des actes de soins externes

Gestion de la sortie du patient après retour de bloc  (Deux parcours existants : circuit cours / circuit long)

  • Tri et classement des dossiers patients et de la pochette kraft IDE
  • Vérification et complément du passeport ambulatoire
  • Contrôle des documents de sortie et complément si nécessaire en lien avec les IDE : AT, ordo, BT, carte implant…
  • Tri des documents personnels à rendre au patient : carte de groupe, analyses biologiques…
  • Vérification ou prise du rendez-vous post opératoire
  • Numérisation de l’ordonnance de sortie et intégration dans le SIH
  • Frappe et/ou édition des documents de sortie : compte rendu opératoire, lettre de sortie, ordonnances (selon des protocoles par spécialités)  Edition et/ou diffusion des documents de sortie :
    • par         voie       postale                 et/ou    informatique     (Zepra) pour      les          intervenants extrahospitaliers
    • par IC Box en interne 

                 

Activités hebdomadaires : Préparation le vendredi de la semaine suivante

  • Récupération et impression des programmes par spécialité en lien avec la cadre
  • Pointage des dossiers et tri par ordre alphabétique
  • Recensement et report des horaires de convocation des patients sur les programmes opératoires par spécialité

ACTIVITES CONTRIBUTIVES  

Activités en lien avec le déploiement et le suivi des parcours de soins en ambulatoire

  • Implémentation des tableaux pour suivi des indicateurs UCA
  • Contribution à l’harmonisation des pratiques
  • Création, validation et diffusion des documents types (CRO, courrier, ordo…)
  • Collaboration avec les équipes pluridisciplinaires du CHUGA pour faciliter et/ou adapter la prise en charge en UCA
  • Implication dans la dynamique du service (organisation, fonctionnement, gestion…)

Activités de formation

 Investissement dans la formation permanente afin de maintenir à niveau ou augmenter ses connaissances professionnelles

 

Relations Professionnelles spécifiques

Relations hiérarchiques :

  • Secrétaire référente
  • Cadre administratif du Pôle
  • Directeur référent du Pôle

Relations fonctionnelles :

  • Médecin responsable de l’UCA 
  • Membres de l’équipe pluridisciplinaire de l’UCA : Cadres de santé, aide au cadre, IDE, Aides-soignantes, ASH…
  • Acteurs médicaux et paramédicaux autour du parcours patients UCA (médecins, chirurgiens et anesthésistes…)
  • Cadre supérieur de santé du Pôle 
  • Directeur des soins ou coordonnateur général des soins

Profil

Les compétences spécifiques :

Compétences générales :

  • Bonne connaissance de la terminologie médicale
  • Maitrise des logiciels de bureautique et ceux utilisés au CHUGA
  • Connaissance des procédures SIERRA et VICTOR

Capacités organisationnelles

  • Rigueur dans les horaires et l’organisation du travail
  • Capacités à prioriser en fonction de l‘activité 
  • Veille de la charge de travail entre collègues
  • Autonomie et esprit d’initiative
  • Capacité d’adaptation au vu du nombre de cliniques participatives à l’UCA (11)

Capacités relationnelles :

  • Esprit d’équipe : collaboration, entraide, solidarité
  • Qualités relationnelles vis-à-vis des patients avec bienveillance et discrétion 

 

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD
  • A pourvoir le : Une prise de fonction est souhaitée dès que possible
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Unité de Chirurgie Ambulatoire (UCA)
  • Date limite des dépôts de candidature : 25/02/2023
  • Contact : Merci de joindre à votre candidature un CV et un courrier exposant vos motivations pour le poste au plus tard le 25/02/2023 à : • Madame Audrey BONNETTE (ABonnette@chu-grenoble.fr)
Dernière mise à jour le 25/01/2023