Un Assistant de Direction - H/F – Direction des Services Numériques – (Réf : 016922)

Posté le : 20/06/2022

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes est un établissement public de santé situé à Grenoble au cœur des Alpes. Premier Trauma Center de France, il regroupe de nombreuses spécialités médicales et un pôle recherche reconnu et actif.

Le CHU Grenoble Alpes se sont près de 11 000 professionnels sur 3 sites géographiques dont le Centre Hospitalier de VOIRON.

 

Le CHU Grenoble Alpes recrute :

Un Assistant de Direction - H/F – Direction des Services Numériques – (Réf :  016922)

 

Grade : Adjoint Administratif (ou grade AMA en mobilité interne)

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique hospitalière par voie de mutation ou de détachement, aux titulaires des autres fonctions publiques par voie de détachement et aux contractuels en Contrat à Durée Déterminée (CDD*)

 

Concernant le CDD  (Il s’agit d’un poste pérenne => le CDD sera renouvelé dans l’attente de mise au stage).

Quotité de temps de travail : 100%

Une prise de fonction est souhaitée à compter du : 24/10/2022

Missions

Missions et activités 

Information Générale 

  • Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au service ou au suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacement professionnels, organisation de réunions…)

Activités

  • Accueil téléphonique et physique des personnes
  • Réception des appels téléphoniques, des mails, des courriers : traitement, numérisation, diffusion, archivage
  • Gestion des agendas des Directeurs et organisation de réunions 
  • Prise de notes et mise en forme de documents
  • Gestion administrative de projets confiés
  • Gestion des plannings des salles de réunions, de formations, de matériel informatique et de projection Habilitation contrôle d’accès - logiciel Castel
  • Mise à jour du site intranet et actualisation des annuaires - SharePoint 
  • Référent auprès des nouveaux arrivants sur les aspects organisation administrative au sein de la DSN
  • Gestion des trousseaux de clefs de la DSN
  • Accueil livreurs et réceptions des commandes
  • Suivi des prestations du nettoyage externalisé des locaux
  • Organisation des déplacements : ordres de missions, réservations véhicules, billets de train et/ou avions et hôtels Suivi des demandes de remboursements – états de frais
  • Gestion des congés des agents de la DSN - logiciel Chronos
  • Formation des agents ou accompagnement à l’utilisation du logiciel
  • Mise en conformité des plannings
  • Enregistrement et/ou validation des congés 
  • Traitement enregistrement des absences, des heures supplémentaires, des astreintes et autres documents RH Gestion et suivi en cas de grève
  • Gestion Compte Epargne Temps 
  • Gestion administrative des stagiaires (candidatures-réponses et conventions)
  • Gestion des stocks de produits et de matériels, saisie, suivi, contrôle, relance commandes et réception
  • Réalisation de tickets pour demande d’assistance des Services Techniques et pour demande d’intervention ou renseignement auprès du Support Informatique 

Profil

Exigences du poste

Connaissances et compétences requises 

  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites 
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire numérique 
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence, assurer un suivi et une traçabilité.
  • S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
  • Travailler en équipe/en réseau
  • Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) : Word, PowerPoint, Excel, Visio, SharePoint, Outlook et système de visioconférence 
  • Connaissances opérationnelles de l’organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Qualités requises 

  • Maîtriser les outils liés à la bureautique (Word, Excel, Powerpoint etc.)
  • Avoir le sens du relationnel 
  • Confidentialité et discrétion
  • Faire preuve de rigueur et d’autonomie
  • Être réactif et polyvalent
  • Apprécier le travail en équipe et à s’adapter aux différents interlocuteurs
  • Capacité à alerter les Directeurs sur une situation d’urgence ou une demande d’intervention
  • Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
  • Capacité à identifier les interlocuteurs adaptés et savoir où trouver les informations
  • Savoir anticiper et prendre des initiatives

Formation requise  

  • Secrétariat et gestion administrative
  • Bac professionnel secrétariat (niveau IV) 

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : Une prise de fonction est souhaitée à compter du : 24/10/2022
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Direction des Services Numériques
  • Date limite des dépôts de candidature : 15/09/2022
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) par mail, à l'attention de : • Monsieur Bruno LAVAIRE (blavaire@chu-grenoble.fr)
Dernière mise à jour le 21/06/2022