Un Adjoint Administratif Institut de Formation des Infirmiers en Puériculture – H/F – (Réf : 017022)

Posté le : 21/06/2022

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes est un établissement public de santé situé à Grenoble au cœur des Alpes. Premier Trauma Center de France, il regroupe de nombreuses spécialités médicales et un pôle recherche reconnu et actif.

Le CHU Grenoble Alpes se sont près de 11 000 professionnels sur 3 sites géographiques dont le Centre Hospitalier de VOIRON.

 

Le CHU Grenoble Alpes recrute :

Un Adjoint Administratif institut de formation des Infirmiers en Puériculture – H/F – (Réf : 017022)

 

Grade : Adjoint Administratif

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique hospitalière par voie de mutation ou de détachement, aux titulaires des autres fonctions publiques par voie de détachement et aux contractuels en Contrat à Durée Déterminée (CDD). 

Quotité de temps de travail : 100%

Une prise de fonction est souhaitée à compter du : 15/08/2022.

Réception des candidatures : Au plus tard le 01/07/2022.

Missions

III.

Les missions spécifiques au poste

  • Missions en lien de secrétariat de direction
  1. Relation avec les différents partenaires : tutelles, instance certifiante, établissement support
  2. Relation avec les directions fonctionnelles : Pôle achat logistique, Pôle management, pôle ressources humaines, autres
  3. Relation avec le directeur de l’institut et le coordonnateur général des instituts
  • Missions en lien avec la formation des infirmiers en puériculture
  1. Accueil des étudiants, des intervenants
  2. Mise à jour des différents supports administratifs et de communication
  3. Gestion des appels téléphoniques
  4. Gestion et tri du courrier
  5. Gestion, suivi et traçabilité des dossiers d’aides financières : Kairos, EDOF, Transition Pro
  6. Gestion administrative des interventions pédagogiques : courriers, paiements des intervenants
  7. Gestion administrative des évaluations des étudiants : saisie des notes, édition des documents de validation des modules, transmission des tableaux finaux des notes à la DREETS
  8. Gestion administrative des stages : éditions et envoi des conventions
  9. Organisation des soutenances : documents administratifs, envoi des mémoires, rémunération des 2ème jury Gestion de la facturation de la formation : envoi des conventions aux établissements et aux étudiants en autofinancement
  10. Organisation du conseil technique et des commissions de contrôle : vérification et mise à jour de la
  11. composition, envoi des convocations, compte rendu, transmission des arrêtés à la DREETS Gestion du concours d’entrée :
  12. Epreuve d’admissibilité : Gestion des inscriptions, ouverture des centres d’examen DOM TOM, le suivi des inscrits, envoi des sujets, réception des copies ; mise en page et impression du sujet, édition des listes des candidats, gestion des corrections des copies
  13. Epreuve d’admission :  organisation des jurys, préparation, envoi des convocations et paiements des intervenants 
  14. Jury d’admissibilité et d’admission : Elaboration de la liste des candidats admis et non admis : envoi des courriers, gestion du site internet, gestion de la liste des candidats admis, désistements, report de scolarité et confirmation 
  15. Classement et archivage des documents relatifs à la formation
  • Missions en lien avec les activités de formation continue
  1. Accueil des stagiaires en formation et des intervenants
  2. Gestion et suivi des dossiers d’inscription
  3. Gestion administrative des activités de formation continue : courrier, paiements des intervenants Elaboration, envoi et suivi des factures
  • Missions en lien avec le fonctionnement de l’institut de formation
  1. Commande fournitures de papeterie
  2. Commande hôtelière, via plateforme CHUGA
  3. Gestion des demandes d’intervention (informatique …)

Profil

V.

Compétences spécifiques

Compétences bureautiques :

  • Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, Outlook, Google Form, Kairos, EDOF …
  • Capacité de rédaction (orthographe, syntaxe, grammaire, expression)
  • Capacité à saisir des comptes rendus d’instances, mise en forme de documents -     Capacité d’archivage et de classement

Compétences d’organisation de travail :

  • Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation
  • S’exprimer de façon adaptée vis-à-vis des différents interlocuteurs
  • Faire preuve de discrétion, de ponctualité
  • Organiser et prioriser les activités en fonction de la période de l’année et des enjeux. -            Prendre des initiatives
  • Alerter en fonction des difficultés ou des situations rencontrées

Compétences relationnelles

  • Travailler en équipe
  • Etre en relation positive avec le public
  • Etre autonome
  • Etre à l’écoute
  • Oser communiquer avec des organismes extérieurs à la structure

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : Une prise de fonction est souhaitée à compter du : 15/08/2022.
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : l’Institut de Formation des infirmiers en puériculture (IFIP) Sur le campus université Grenoble Alpes (UGA), bâtiment de l’Institut de Formation des Professions de Santé (IFPS), secrétariat IFIP au 1er étage.
  • Date limite des dépôts de candidature : 01/07/2022
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) par mail, à l'attention de : • Madame Valérie BRIDOUX (vbridoux@chu-grenoble.fr) • Madame Agnès VERDETTI (averdetti@chu-grenoble.fr)
Dernière mise à jour le 21/06/2022