Un Adjoint Administratif - Assistant Médico-Administratif - Référent ORL (H/F) - (Réf : 016422)

Posté le : 27/05/2022

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes est un établissement public de santé situé à Grenoble au cœur des Alpes. Premier Trauma Center de France, il regroupe de nombreuses spécialités médicales et un pôle recherche reconnu et actif.

Le CHU Grenoble Alpes se sont près de 11 000 professionnels sur 3 sites géographiques dont le Centre Hospitalier de VOIRON.

 

Le CHU Grenoble Alpes recrute :

Un Adjoint Administratif - Assistant Médico-Administratif - Référent ORL (H/F) - (Réf : 016422) 

Grade : Adjoint Administratif

Il s'agit d'un contrat à durée déterminée (CDD renouvelable) à pourvoir dès que possible.

Quotité de temps de travail : 100 %

Missions

Missions du service : Consultations ORL, hospitalisations ORL, dépistage surdité, implants cochléaires, cancérologie, rhinologie.

Secrétariat de référence :

  • Planification, organisation, pilotage et management du personnel administratif ORL Michallon et ORL pédiatrique HCE :
    • Encadrement de proximité, gestion et développement des personnels, pilotage et animation, motivation des équipes : secrétariat ORL Michallon et ORL Pédiatrique HCE,
    • Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources à leurs organisations, 
    • Contrôle et suivi de la qualité des prestations, traitement des dysfonctionnements, o Formation des agents aux techniques et procédures et à leur application,
    • Planification activités et moyens, recensement des besoins, contrôle, reporting et analyse o Animation équipe sur 2 sites (Réunions, décision, arbitrage, gestion des conflits)  o Concevoir et mise en œuvre changements organisationnels et harmonisation pratiques,
    • Concevoir, piloter et évaluer en projet en collaboration avec le cadre de gestion,
    • Gestion des ressources humaines, : mise à jour profils de postes et profils de tâches, recrutement, évaluations et entretien professionnel, gestion et suivi des formations, gestion des congés, encadrement et suivi stagiaires, gestion plannings (roulement, chronos, absences)
    • Paramétrage des outils et logiciels. Gestion des modèles Easily, créations, modifications

(ordonnances, courriers, certificats) o Création et gestion des agendas dans Easily pour nouveaux médecins, internes, Drs  juniors

  • Gestion de la signalétique du service,
  • Mise à jour des documents supports (fiches de cotation, traçabilité nasofibroscopes etc…),
  • Participation aux réunions de service (prise de note, rédaction et diffusion), de pôle, conseils de services, réunions AMA référentes, institutionnelles, groupes de travail, etc,
  • Gestion conventions de stage pour stagiaires médicaux, paramédicaux en lien avec DAM et DSI
  • Création/Gestion des boites mail génériques (internes, secrétaires, médecins etc…),
  • Gestion patients RCP (inscription, docs, transmissions fiches présences, dossier discuté au 3ème C),
  • Gestion et transfert à la DAM des demandes de congés des étudiants en médecine,
  • Gestion du planning d’astreinte des médecins séniors et des internes sur GT-MED,
  • Rédaction, diffusion et actualisation des procédures et des protocoles,
  • Gestion des réservations de la salle de cours,
  • Récupération et distribution du courrier dans les bannettes des médecins,
  • Gérer les commandes et leur suivi (LYRECO, SCOOP) 
  • Gérer les demandes d’intervention techniques et informatiques : commande de matériel supplémentaire, remplacement des matériels en panne, demandes de dépannage etc…
  • Gérer les habilitations informatiques pour tout le personnel médical (médecins, internes, étudiants, stagiaires médicaux), administratif, paramédical (orthophonistes, psychologues, régleurs etc…), étudiants, stagiaires…
  • Gestion d’une ligne téléphonique : prises de rendez-vous, demandes diverses,
  • Gestion et mise à jour de l’annuaire intranet régulières,
  • Tenue à jour du site internet de l’ORL en collaboration avec la Direction de la Communication,

 

Chefferie de service :

  • Organisation des réunions médicales ou administratives,
  • Frappe des divers courriers administratifs,
  • Gestion des messages laissés par les patients,
  • Gestion des plannings des médecins : absences, cours etc…
  • Gestion des rendez-vous des représentants médicaux,
  • Envoi des demandes d’examens complémentaires (scanner, IRM, scintigraphie etc…)
  • Copie des dossiers médicaux patients (contentieux ou demande de dossier)

Programme opératoire :

  • Supervise le programme opératoire et planifie dans IPOP si nécessaire
  • Vérifie les présences/absences des chirurgiens,

Secrétariat clinique :

  • Gestion activité privée de 3 chirurgiens 
  1. Accueil physique et téléphonique, gestion agenda
  2. Frappe des courriers de consultation
  3. Gestion des RDV post-consultation
  4. Programmation urgente
  5. Numérisation des documents 
  • Aide sur les différents postes si besoin (frappe, numérisation, téléphone, mails, programmation)

Profil

Compétences et qualités requises

  • Maîtrise des logiciels institutionnels,
  • Techniques de management,
  • Adaptabilité,
  • Qualités relationnelles, 
  • Esprit d’équipe,
  • Rigueur dans l’organisation du travail,
  • Autonomie et esprit d’initiative,
  • Esprit d’analyse et de synthèse,
  • Disponibilité,
  • Réactualisation des compétences,
  • Sens de la communication,

 

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : Dès que possible
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : ORL
  • Date limite des dépôts de candidature : 27/06/2022
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) par mail, à l'attention de : - Madame Nadine BLACHE (NBlache@chu-grenoble.fr)
Dernière mise à jour le 27/05/2022