Un Adjoint Administratif - Assistant Médico-Administratif (H/F) - Service Hépato-Gastroentérologie - (Réf : 016222)

Posté le : 20/05/2022

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes est un établissement public de santé situé à Grenoble au cœur des Alpes. Premier Trauma Center de France, il regroupe de nombreuses spécialités médicales et un pôle recherche reconnu et actif.

Le CHU Grenoble Alpes se sont près de 11 000 professionnels sur 3 sites géographiques dont le Centre Hospitalier de VOIRON.

 

Le CHU Grenoble Alpes recrute :

Un Adjoint Administratif - Assistant Médico-Administratif (H/F) - Service Hépato-Gastroentérologie - (Réf : 016222) 

 

Grade : Adjoint Administratif

Il s'agit d'un contrat à durée déterminée (CDD renouvelable) à pourvoir à compter du 01/09/2022.

Quotité de temps de travail : 100%

Missions

Activités spécifiques au poste 

BUREAU DES ENTREES :

Accueil physique des patients :

  • « Aiguillage » des patients dans les différentes unités d’hospitalisations ou autres services
  • Donner les RDV de consultations des patients qui se présentent à l’accueil et des patients sortants de consultations

Validation de la venue du patient sur DRDV et Easily

Etablissement du dossier administratif :

  • Lors d’un RDV de consultation : vérification du dossier patient informatisé : état civil, vérification et/ou mise à jour des médecins correspondants…
  • Création de venues pour les consultations, les examens endoscopiques et de laboratoire, (Logiciel PASTEL - étiquettes – fiche circulation)
  • Création des comptes MyChuga
  • Cotation des actes de consultations avec pré-cotation la veille (sortir listes des venues du lendemain).
  • Vérification et exhaustivité des listings de cotations et corrections éventuelles
  • Fusion des dossiers (doublons)
  • Enregistrement des CD pour CS d’oncologie digestive avant le passage en consultation.

ACCUEIL TELEPHONIQUE   

  • Réception des appels téléphonique : prise des rendez-vous de consultations, dispatcher les appels
  • Gestion de plusieurs lignes téléphoniques lors des pauses repas et fin de journée

RECEPTION DU COURRIER :

  • Tri du courrier avec dispatching aux personnes concernées
  • Tri des examens, avec recherche éventuelle du médecin concerné ou service concerné
  • Ouverture de courriers de certains médecins
  • Prise en charge des modifications de planning de rendez-vous à la demande de médecins pour absence imprévue, congrès…
  • Mettre sous pli et envoi des courriers tapés
  • Commander dossiers se situant aux archives (SWAP) pour demande exceptionnelle : thèse…

GESTION DES DEMANDES DE RDV 

  • Gestion de la boite mail secretariathepato-gastro@chu-grenoble.fr  des demandes de RDV uniquement pour les RDV provenant du CHU ou médecins extérieurs
  • Gestion des télé-demandes de RDV dans Easily : tri des demandes de RDV par pathologie et par médecins, avec dispatching à la secrétaire du médecin concerné pour validation médecins et faire suite aux demandes.
  • Etablissement du planning de rotations des médecins pour validation des demandes de RDV
  • Numérisation de toutes les demandes de RDV : courriers, comptes rendus… et enregistrement dans le dossier du patient.

SECRETARIAT d’un attaché

Assure le secrétariat de l’attachée en totalité : appel, frappe, tri courriers, consignes, programmation  

FRAPPE COURRIERS   

  • Frappe comptes rendus de consultations
  • Frappe comptes rendus de consultations de transplantation hépatique
  • Frappe des comptes rendus d’hospitalisation de jour 
  • Frappe des comptes rendus d’hospitalisation DU 12ème B (endoscopies digestives)

GESTION DES PMSI de l’hôpital de jour et du 12ème B

Contrôle de l’exhaustivité des PMSI fin de mois.

RECAPITULATIF MENSUEL DE L’ACTIVITE DES SOINS EXTERNES

NUMERISATION  :  numérisation et dispatching quotidiens des biologies patients transplantés,

 

Profil

Compétences requises

  • Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve
  • Ecoute et disponibilité
  • Organisation et rigueur
  • Maitrise de l’expression écrite et orale française
  • Autonomie et esprit d’initiative
  • Connaissance des outils bureautiques : CRISTAL LINK (DRDV, SWAP, GESTACT), EASILY, Outlook, Word.
  • Qualité relationnelle s
  • Être capable de s’adapter à une charge de travail fluctuante

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : A compter du 01/09/2022
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Service Hépato-gastroentérologie - 7ème étage Unité D
  • Date limite des dépôts de candidature : 30/06/2022
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) par mail au plus tard le 30/06/2022, à l'attention de : - Madame Françoise BARDIN (FBardin@chu-grenoble.fr)
Dernière mise à jour le 20/05/2022