Secrétaire de Promotion IFSI

Posté le : 12/01/2022

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes est un établissement public de santé situé à Grenoble au cœur des Alpes. Premier Trauma Center de France, il regroupe de nombreuses spécialités médicales et un pôle recherche reconnu et actif.

Le CHU Grenoble Alpes se sont près de 11 000 professionnels sur 3 sites géographiques dont le Centre Hospitalier de VOIRON.

Le CHU Grenoble Alpes recrute :

Un.e Secrétaire de Promotion IFSI (Réf : 011122)

 

Grade : Adjoint(e) Administratif(ve)

Il s'agit d'un contrat à durée déterminée (CDD) à pourvoir dès que possible.

Quotité de temps de travail : 80 % (Temps complet)

 

CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE

  • Horaires : de 8h00 à 15h50 ou de 09h10 à 17h00 de façon à assurer une ouverture du secrétariat de 08h00 à 17h00
  • Contraintes particulières : les congés sont pris de préférence pendant les vacances des étudiants tout en maintenant une permanence de secrétariat.

Missions

ACTIVITES COMMUNES AU POSTE

ADMINISTRATIF :

  • Assurer l’accueil des étudiants
  • Gérer les inscriptions des étudiants à l’IFSI
  • Assurer le contrôle des chèques d’inscription et éditer le tableau des encaissements en lien avec le régisseur de l’IFPS
  • Recueillir les justificatifs d’absences des étudiants, rentrer les absences dans le logiciel Winifsi à partir des feuilles d’émargement transmises par les coordinateurs
  • Etablir les déclarations d’accidents de travail/trajet et des accidents d’exposition au sang des étudiants
  • Organiser et participer aux élections des représentants des étudiants
  • Gérer les états de frais des intervenants
  • Gérer le diplôme d’état (pour la 3ème année) en collaboration avec le Cadre Supérieur de Santé
  • Mettre à jour les coordonnées des étudiants

PEDAGOGIE :

  • Assurer le traitement, la mise en forme et l’impression de documents pédagogiques (sujets et résultats des évaluations, TD, listes…)
  • Constituer, gérer et finaliser les dossiers scolaires : administratifs, pédagogiques et scolaires
  • Préparer les documents nécessaires aux instances (instance compétente pour le traitement pédagogique des situations individuelles des étudiants, conseil de promotion, CAC…)
  • Rentrée des notes sur winifsi en présence du formateur référent de l’UE et sur la plateforme en présence du Cadre Supérieur de santé.

 

AIDES-FINANCIERES :

  • Instruire et gérer les dossiers des demandes d’aides financières
  • Assurer le classement, suivi, traçabilité des différents documents
  • Réaliser et assurer le suivi des listes informatiques des aides financières par promotion
  • Editer et envoyer aux divers organismes financeurs le relevé des absences des étudiants et élèves
  • Editer et envoyer les conventions des frais de formation aux organismes financeurs et employeurs
  • Assurer la facturation des frais de formation des étudiants
  • Assurer le suivi des dossiers des étudiants sur le logiciel Kairos (pôle emploi).

Profil

 

Les compétences spécifiques :

  • Rigueur et sens de l’organisation
  • S’exprimer de façon adaptée vis-à-vis des différents interlocuteurs
  • Faire preuve de discrétion, ponctualité

Capacité à :

  • Travailler en équipe
  • Etre en relation avec le public
  • Etre autonome
  • Organiser et prioriser les activités de secrétariat
  • Prendre des initiatives
  • Polyvalence

Connaissances :

  • Connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Winifsi, Power Point, Outlook, Internet, Intranet)
  • Du fonctionnement du CHUGA et plus particulièrement des instituts de formation

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : Dès que possible
  • Temps de travail : 80%
  • Lieu : IFSI
  • Date limite des dépôts de candidature : 11/02/2022
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) par mail, à l'attention de : - Madame Maria SIKORA (msikora@chu-grenoble.fr)
Dernière mise à jour le 12/01/2022