Secrétaire de Direction

Posté le : 19/02/2021

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes recherche :

Un.e Secrétaire de Direction

Dans le cadre d'un remplacement temporaire

Lieu d’exercice :

DRH – Pavillon Dauphiné 2ème étage

Conditions de travail dans le poste

  • Horaires : 9H00 – 17 H00
  • Contraintes particulières : Remplacement du binôme secrétariat en cas d’absence. Assurer la continuité de l’accueil téléphonique entre midi et 14 h.
  • Astreintes :Néant
  • Gardes :Néant
  • Travail dimanches et jours fériés :Néant

 

Missions

Les activités spécifiques au poste :

1 –SECRETARIAT/GESTION

Les missions suivantes sont réalisées en binôme avec la secrétaire de direction et sous sa supervision :

  • Gestion du secrétariat de Direction, renseignements divers dispensés aux interlocuteurs se présentant à la DRH (accueil interne et externe) + recherche et orientation, accueil téléphonique, et renseignements divers
  • Tri du courrier réceptionné (boîtes à lettres + Direction Générale)
  • préparation des différents documents concernant le CTE, préparation de l’envoi papier des copies des documents relatifs au CTE.
  • Préavis de grèves (note d’information, diffusion, retour des résultats et envoi des données au Ministère),
  • Gestion des stages (conventions) des psychologues, sages-femmes, personnels administratifs, visiteurs médicaux…
  • Gestion du logiciel Carlson Wagont-lits (création des profils, commandes des billets de train, d’avion, et réservation des Hôtels) au profit des personnels non médicaux du CHUGA
  • Gestion du logiciel TOM-ASIP SANTE (commande et réception des cartes CPE/CDE et envoi aux différents services)
  • Courriers de demandes d’heures syndicales
  • Gestion des différentes commandes (stock, hors-stock, papeterie, hygiène, alimentaire)  et  déchargement des ROLLS puis rangement
  • Gestion des bons GMAO, gestion des réparations photocopieurs et commandes cartouches
  • Mise à jour de l'annuaire électronique de la DRH
  • Mise à jour du tableau des gestionnaires RH
  • Gestion du dossier Médailles d’honneur au profit du personnel non médical
  • Gestion des ordres de missions et autres documents à la signature du DRH Adjoint pour les Instituts de Formation, interface avec la formation continue
  • Mise à jour du Fichier Permanent des Corps et Grades du DRH et Manuel de gestion des Ressources Humaines,
  • Gestion des abonnements et des commandes d’ouvrages
  • Gestion de tâches et dossiers ponctuels et transversaux
  • Consultations de dossiers administratifs des agents (contractuels et stagiaires/titulaires),
  • Diffusion des Notes de Service
  • Réalisation des certificats/attestations de travail des agents « partis »,
  • Gestion des demandes d’autorisation des cumuls d’activités à titre accessoire du personnel hospitalier non médical

Les relations professionnelles spécifiques au poste :

Contacts avec tous les secteurs de la D.R.H., les agents du C.H.U., la Direction des Affaires Economiques, la Direction de la Clientèle, Gestionnaires de Pôles, Direction Générale)… mais également avec des interlocuteurs extérieurs

Profil

Les savoir-faire spécifiques :

Bonne pratique des logiciels Word, Outlook, Excel, Powerpoint, Annuaire électronique,

Utilisation du dictaphone, du fax, d'Internet.

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD
  • A pourvoir le : Dés que possible
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Direction des Ressources Humaines
  • Contact : Merci d'adresser vos candidatures (CV + Lettre de Motivation) à l'attention de Mme Clémentine MONDIN - Responsable RH - CMondin1@chu-grenoble.fr
Dernière mise à jour le 19/02/2021