Secrétaire-assistant.e de direction

Posté le : 25/08/2020

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes recrute un.e :

Secrétaire-assistant.e de direction

Poste en CDD susceptible d'être pérénnisé.

Poste à 100%

Grade : Adjoint administratif

 

 

 

 

Missions

Généralités :

La direction des Achats, des équipements et de la logistique (DAEL) est en charge du pilotage:

  • des équipes et des projets des secteurs logistiques, achat, approvisionnement et équipements y compris biomédicaux

  • des équipes et des projets des services supports : blanchisserie et restauration

     

    La DAEL compte 450 ETP et ses départements et services sont répartis sur les sites de l’hôpital Nord et l’hôpital Sud.

     

Le secrétaire de direction organise pour le directeur des Achats, des équipements et de la logistique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers. Il est un soutien logistique au directeur : organisation des déplacements professionnels, réunions,..)

 

Activités du poste

 

Secrétaire du directeur de la DAEL

 

- Accueil des personnes (professionnels du CHUGA, personnes extérieures : fournisseurs, prestataires divers etc.)

- Organisation de réunions, visites, événements à la DAE

- secrétariat du GCS Alpes-Santé : préparation AG, gestion des comptes rendus, archivage des documents

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Prise de rendez-vous / gestion de l’agenda Outlook du directeur

- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

- Traitement des courriers, dossiers, documents internes à la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

 

Soutien organisationnel à l’équipe administrative de la DAEL

 

- Appui du directeur dans la communication interne au sein de la direction

- Aide aux cadres pour l’élaboration de procédures d’organisation

- Aide à la gestion des stocks des produits, de matériels et des fournitures de travail des agents administratifs de la DAEL (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

- Appui du gestionnaire RH : présence et suivi des affaires courantes pendant ses congés, saisie des congés des agents administratifs sur Chronos 

 

Grade, et rattachement hiérarchique

 

Grade : adjoint administratif

Rattachement hiérarchique : Directeur des Achats, équipements et logistique

 

Relations fonctionnelles au CHU et en dehors

 

Externe à la DAEL                             Externe au CHU                               Internes à la direction

  • Autres directions du CHU dont DASELT Voiron
  • Autres équipes administratives : techniques, informatique
  • Médecins, soignants, AMA
  • Trésorerie
  • Etablissements hospitaliers extérieurs
  • Fournisseurs, prestataires divers

 

  • Cadres de la DAEL
  • Equipes administratives et logistiques, dont fonction support (restauration et blanchisserie)
  • Equipe biomédicale
  • Tout agent de la direction

Profil

Compétences et qualités requises

 

Techniques

  • Formation dans le domaine du secrétariat

  • Bonne expression orale et écrite

  • Connaissance de l’organisation du système de santé et hospitalier appréciée

  • Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet

    + capacité d’apprentissage des logiciels internes souhaitée (CPAGE et Chronos)

     

    Relationnelles

  • < >

    Capacité d’observation et d’adaptation

  • Sens des relations avec le public

  • < >

    < >

    Capacité à travailler en équipe

     

    Organisationnelles

  • Sens de l’organisation (gestion des priorités)

  • Méthode, rigueur 

  • Réactivité, capacité d’anticipation

     

Divers

 

Lieu d’exercice

Bât Grand Sablon
2 avenue de l’Obiou
38 700 LA TRONCHE

 

Type emploi

Emploi temps plein

Titulaire de la FPH ou contractuel

 

Amplitude horaire : 8h-16h20 du lundi au vendredi, RTT, repos fixe

 

Contact

Candidatures (CV + LM) à envoyer par mail à :

M. Edouard Douhéret, directeur des Achats, équipements et logistique du CHU Grenoble Alpes : EDouheret@chu-grenoble.fr, jusqu’au vendredi 11 septembre 2020 inclus.

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : 01/10/2020
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Direction des achats, des équipements et de la logistique
  • Date limite des dépôts de candidature : 11/09/2020
  • Contact : Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer par mail à M. Edouard Douhéret, directeur des Achats, équipements et logistique du CHU Grenoble Alpes : EDouheret@chu-grenoble.fr, jusqu’au vendredi 11 septembre 2020 inclus.
Dernière mise à jour le 25/08/2020