Assistant(e) Médico Administratif(ive) Secrétaire de pôle thorax et vaisseaux

Posté le : 15/04/2019

Description de l'offre

Le CHU  Grenoble Alpes recrute pour son  Pôle Thorax et Vaisseaux

  • Secrétaire de Pôle Thorax et Vaisseaux

Il s'agit d'un poste à temps plein

 

 

Missions

 

Il s’agit d’un poste exigeant, qui requière des compétences professionnelles élevées, une grande discrétion, d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles et une certaine disponibilité en début de matinée ou fin de journée pour quelques réunions.

 

SECRETARIAT DU CHEF DE POLE

 - Interface entre tous les acteurs du pôle et le Chef de pôle

 - Organiser et coordonner les informations internes et externes au pôle, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

 - Gestion de l’agenda (comprenant également les consultations médicales) et secrétariat téléphonique du Chef de pôle

 - Réception et tri du courrier du Chef de pôle

 - Préparation de courriels, courrier papier

 - Préparation de réunions

 - Prise en charge du suivi complet de dossiers

 - Suivi de la révision des effectifs médicaux

 

 SECRETARIAT DU POLE

 - Suivi et mise à jour régulière du listing médecins pour les services en relation avec les affaires médicales (médecins + internes + externes)

 - Mise à jour des listes de distribution pour communication et information à l’ensemble des équipes du pôle (médecins, internes, externes, cadres…

 - Suivi des conventions médicales

 - Gestion des réunions de pôle (directoire restreint, directoire élargi et bureau de pôle) : plannings, préparation et envoi des ordres du jour, rédaction des comptes rendus et relevé de décision des directoires, diffusion

 - Participation à la newsletter : réception et mise en pages des articles, diffusion

 - Organisation des manifestations du pôle (ex : réservation de salle, contact avec la Direction des achats si repas/boissons nécessaires, etc.)

 

SECRETARIAT SERVICE CARDIOLOGIE

 - Gestion des habilitations de la cardiologie (personnel médical, ARC)

 - Badges d’accès aux salles interventionnelles et parking

 - Gestion du secteur libéral, listing et suivi de l’activité de médecins privés et transmission pour paiement

 - Saisie des gardes et astreintes médicales via le logiciel GT Med

 - Dossiers contentieux

Des activités complémentaires peuvent être confiées en fonction des besoins du service

 

Les relations professionnelles spécifiques au poste

 Sous l’autorité fonctionnelle du Chef de pôle et l’autorité hiérarchique du Cadre administratif

 Lien fonctionnel avec le Directeur délégué du pôle, l’ensemble des responsables médicaux du pôle, l’ensemble de l’encadrement supérieur et de proximité soignant et administratif, ainsi que les diverses Directions supports (DAM, DAF, DRH, Qualité, DSI, etc.)

 

 

Profil

Les compétences spécifiques

 - Maîtrise de Cristal-Link et des applications de gestion (SCOOP, PS’Soft,…) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)

 - Travail en autonomie et en relation avec de multiples interlocuteurs, de tous grades

 - Qualités rédactionnelles

 

Qualités requises pour acquérir ces compétences

 - Esprit d’équipe et d’initiative

 - Sens des responsabilités

 - Rigueur dans l’organisation du travail

 - Esprit d’analyse et de synthèse

 - Qualités relationnelles

 - Adaptabilité et souplesse

 - Réactualisation des compétences

 - Sens de la communication

 - Sens du service public

 

Conditions de travail dans le poste

 - Temps de travail : 100%

 - Horaires : 8H30 – 16H20, horaires pouvant varier certains jours (réunions programmées) ; possibilité prime IFTS selon situation personnelle

 - Travail dimanches et jours fériés: non

 - Contraintes particulières: répartition des absences (CA, RTC, FE, … conformément à la réglementation, aux nécessités de service

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : 1er juillet 2019
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Thorax et vaisseaux
  • Date limite des dépôts de candidature : 01/05/2019
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature CV et lettre de motivation à : M. Mathieu de LAREBEYRETTE Cadre administratif de pôle MDelarebeyrette@chu-grenoble.fr
Dernière mise à jour le 15/04/2019