Assistant.e de Direction et Adjoint.e Administratif.ve Régie

Posté le : 22/04/2022

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes est un établissement public de santé situé à Grenoble au cœur des Alpes. Premier Trauma Center de France, il regroupe de nombreuses spécialités médicales et un pôle recherche reconnu et actif.

Le CHU Grenoble Alpes se sont près de 11 000 professionnels sur 3 sites géographiques dont le Centre Hospitalier de VOIRON.

 

Le CHU Grenoble Alpes recrute :

Un.e Assistant.e de Direction et Adjoint.e Administratif.ve Régie     (Réf. de l’offre : 015122 )

 

Grade : Adjoint Administratif

Il s'agit d'un contrat à durée déterminée (CDD renouvelable) à pourvoir dès que possible.

Quotité de temps de travail : 100 %

Missions

Organiser pour un responsable hiérarchique et pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information (courriers, courriels, téléphone).

Organiser la gestion logistique : organisation de réunions, réservation de salles, envoi d’invitation ; organisation des déplacements professionnels.

Mi-temps Assistant.e de direction

En binôme avec un.e collègue, également à mi-temps assitant.e de direction

  • Missions principales :
  • Prise de rendez-vous / gestion des agendas des directeurs
  • Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées y compris installation des matériels de Visio conférence (recherche de dates communes, envoi invitations, rappel, etc…).
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques et/ou du courrier (enregistrement dans un chronos arrivé/départ, tri, traitement, diffusion, gestion des parapheurs et signatures, archivage électronique)
  • Gestion des congés de équipes finances et contrôle de gestion, des heures supplémentaires et des absences sur un fichier excel et dans le logiciel CHRONOS
  • Préparation et envoi des dossiers comptables et budgétaires aux instances et aux tutelles

 

  • Missions secondaires :
  • Accueil physique dans le service
  • Gestion des congés des directeurs
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers, reliure
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) : Commande de papeterie et fournitures (LYRECO-SCOOP)
  • Accueil des nouveaux agents ou stagiaires en lien avec la DRH, la DSN (habilitations)
  • Mise à jour du site intranet de la direction des finances et de la transformation, ainsi que de l’organigramme

 

Mi-temps adjoint administratif Direction des finances et de la transformation

  • Gestion des Régies :         
  • Création ou modification des décisions d’institution ou de nomination
  • Contrôler les états des régies d’avances, faire les ordres de paiement et mandater (C-PAGE I)
  • Gérer les fins de mandats et les décisions afférentes
  • Après vérification du Trésor public, émission des titres de recettes pour les régies de recettes (PASTEL)
  • Tenir à jour les tableaux EXCEL pour les dépenses et recettes de l’année de certaines régies
  • Assurer la fonction de régisseur de la régie de la direction des finances et de la transformation, et de sa sous régie Dossiers médicaux
  • Traitement des dossiers ponctuels en lien avec les régies (changement de procédures, organisationnels, installation de terminaux de paiements, autorisation de détention de CB…)

 

  • Taxe apprentissage :
  • Suivi et contrôle des taxes d’apprentissage accordées aux différentes écoles

Profil

Connaissances et compétences requises

  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire numérique
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ; assurer un suivi et une traçabilité.
  • S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
  • Travailler en équipe/en réseau
  • Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) : Word, PowerPoint, Excel et Outlook et système de visioconférence
  • Connaissances opérationnelles de l’organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Qualités requises

  • Avoir le sens du relationnel
  • Avoir le sens du service
  • Être organisé et méthodique
  • Faire preuve de rigueur et d’autonomie
  • Être réactif et polyvalent
  • Apprécier le travail en équipe
  • Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
  • Maîtriser les outils informatiques

Formation requise 

  • Secrétariat et gestion administrative
  • Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Correspondance statutaire : Adjoint admiratif (AA) ou Assistant médico-administratif (AMA)

Conditions de travail dans le poste

  • Horaires : 8h00-15h50 ou 8h30 -16h20
  • Contraintes particulières : Assurer la permanence téléphonique/physique les jours ouvrés, en binôme avec une collègue.
  • Gardes et astreintes, Travail dimanches et jours fériés : non

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : 1er septembre 2022
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Direction des Finances et de la Transformation
  • Date limite des dépôts de candidature : 22/04/2022
  • Contact : Les candidatures sont à adresser au plus tard le 20 mai à Aurélie Gauthier agauthier2@chu-greoble.fr et Anne Kittler akittler@chu-grenoble.fr
Dernière mise à jour le 22/04/2022