Assistant.e Administratif.ve Polyvant.e Hôpital Nord

Posté le : 01/10/2020

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes recherche:

Un.e Assistant.e Administratif.ve Polyvalent.e Admission/Facturation de Soins Externes

Poste à 100% basé à l'hôpital Nord  à pourvoir dès que possible

Une bonne connaissance et une expérience d'utilisation d'EXCEL sont requises. Une formation de base en comptabilité sera un atout.

Missions

Missions du service :

L’agent connaît les règlements particuliers de son service, notamment l’obligation de réserve et de discrétion professionnelle à observer vis-à-vis des patients, mais également à tout moment dans son métier. La participation à la continuité du service est un impératif de fonctionnement. Il enregistre des informations sur poste informatisé ou document papier, prépare et classe les informations.

Missions spécifiques qui peuvent être confiées à l’agent administratif BDE :

  • Accueil des consultants. Donner une excellente image de marque de l’Etablissement.
  • Constitution du dossier administratif (identification du malade, financement du séjour ou de la consultation).
  • Gestion du dossier afin de l’amener à bonne facturation. Se conformer aux règles particulières de prise en charge selon les organismes débiteurs. La saisie des informations est effectuée sur poste informatisé à partir d’un logiciel de gestion administrative du malade.
  • Encaissement des recettes en Régie.

Les activités spécifiques au poste :

Il connait les enchainements du système sur lequel il travaille et sait se situer dans l’organisation et le traitement des informations. Il saisit les informations, les contrôle et classe les documents.

La technicité sera particulièrement sollicitée pour les tâches suivantes :

  • Accueil : la qualité d’accueil est essentielle (savoir écouter et informer)
  • Saisie des informations : maîtrise du clavier et des logiciels métier, rapidité d’exécution et qualité du travail
  • Connaissance du circuit de l’information : du Bureau des Entrées vers les partenaires (services de soins, services médicaux-techniques, CPAM, Mutuelles, Trésorerie Principale, Conseil Général, DIM).
  • Connaissance de l’environnement informatique et de ses possibilités.
  • Connaissance de la réglementation en matière de Régie.
  • Connaissance des règles de facturation et des modes de redressement.
  • Traitement des actes bloqués.
  • Traitement du courrier, des courriels, des appels téléphoniques.
  • Connaissance des procédures transversales (carte des processus Qualnet) et des référentiels métiers

Les relations professionnelles spécifiques au poste :

  • Travaillant en équipe, il prévient d’éventuels blocages et signale au responsable concerné tout problème, erreur ou anomalie.
  • Il agit avec diligence et connait le principe de forclusion
  • Communication Relation
  • Outre ses collègues et le responsable du service, il peut être en contact avec l’ensemble des secteurs de l’Etablissement.

Relations hiérarchiques de l’agent des services administratifs dans ce poste :

  • relation avec l’Adjoint des cadres de secteur
  • relation avec le Responsable du bureau des entrées en charge de ce secteur

Relations fonctionnelles internes et externes de l’agent des services administratifs :

  • Relations fonctionnelles internes :

o relations avec les services de soins et les services médicaux-techniques

o relation avec la DSN éventuellement

o relation avec les assistantes sociales

o relation avec les services de la logistique

  • Relations fonctionnelles externes :

o relations avec les caisses d’assurance maladie

o relations avec les mutuelles

o assurances

o relations avec les employeurs

o relations avec les services de la Trésorerie Principale

o relation avec les Etablissements de santé et les laboratoires extérieurs

Profil

Aspect réglementaire :

  • connaissance de la législation Sécurité Sociale, de la CMU, de l’AME, des règles de prise en charge des mutuelles pour facturer un dossier.
  • Connaissance et application des règles de régie.
  • Connaissance des spécificités de facturation aux débiteurs sous marchés et conventions.
  • Application des règles de contentieux et de redressement des créances
  • Connaissance des dispositifs d’aides sociales aux personnes âgées.

Les savoir-faire spécifiques :

Connaissances particulières suivantes :

  • Être parfaitement formé pour accueillir et pour gérer le dossier d’un entrant sans erreur dans le but d’obtenir une facturation rapide et exacte.
  • Connaissance et maitrise des aspects identitovigilance : participe à l’effort collectif et permanent pour repérer les doublons d’identité et veille à éviter les collisions de dossiers et les cas échéant à informer rapidement la cellule de qualité des informations administratives
  • Bonne expression orale et écrite (pratique des langues étrangères est un plus)
  • Mise à jour permanente des connaissances dans le domaine de la législation sociale
  • Connaissance du fonctionnement des partenaires de l’Etablissement
  • Connaissance des nouvelles techniques informatiques à acquérir ou à perfectionner
  • Pratique du logiciel d’admission des patients PASTEL et de la GED
  • Connaissance du logiciel Synergie
  • Maitrise des outils Pack Office (outlook, word, excel)
  • Maitrise des outils Internet/CDR, et de l’outil de consultation des droits intégré CDRI avec les fichiers des caisses d’assurance maladie
  • Aptitude à repérer les écarts aux bonnes pratiques et à en informer son encadrement
  • Gestion du courrier arrivé, des réclamations téléphoniques
  • Connaissance des procédures en mode dégradé (pré numérotés et enregistrement des venues sous cristallink ou équivalent)
  • Pouvoir encaisser des recettes en Régie
  •  Classer et archiver

Les qualités requises :

Noter les trois qualités essentielles requises de l’agent des services administratifs sur ce poste

  • sens de l’accueil
  • bonne connaissance des règles de gestion, facturation et contentieux
  • rapidité rigueur et perfectionnisme

 

La continuité de service public hospitalier s’applique à tous les agents
Le déclenchement Plan Blanc est une possibilité qui requiert de tout agent une adaptabilité à l’exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu’il doit cependant connaitre et maitrise

 

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : Dés que possible
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Bureau des entrées à l'hôpital Nord
  • Contact : Merci d'adresser vos candidatures (CV et lettre de motivation) à : Mme Fabienne BAVEUX - Fbaveux@chu-Grenoble.fr et à Mme Muriel GOUSSET - Mgousset@chu-Grenoble.fr- Responsable BDE CHUGA
Dernière mise à jour le 01/10/2020