Adjoint.e administratif.ve secteur concours - CAPL

Posté le : 26/06/2020

Description de l'offre

Le CHU GRENOBLE ALPES recrute pour son secteur concours - CAPL à la DRH :

- Un/Une Adjoint.e Administratif.ve

Il s'agit d'un CDD à temps plein susceptible de se pérenniser.

Missions

 

Missions du service :

La Direction des Ressources Humaines du CHU de Grenoble a pour missions :

 Le recrutement (embauche de personnels, organisation des concours au profit du CHU et des Etablissements hospitaliers du Département de l’Isère),

 La gestion des carrières, la préparation et le suivi des commissions paritaires,

 Le suivi de la notation et de la prime de service,

 La mise en oeuvre de l'évaluation des personnels,

 La gestion du Comité Technique d'Etablissement,

 La gestion des 3 CHSCT,

 La mise en oeuvre d'une politique d'amélioration des conditions de travail,

 La réinsertion professionnelle des agents reclassés pour raisons de santé (CIRP),

 La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences,

 La préparation des dossiers de retraite des agents présents et partis,

 La validation de la paie et de la saisie des nomenclatures de paie et de statut,

 Le suivi des questions syndicales et des autorisations d’absences syndicales,

 La politique de promotion professionnelle,

 Le suivi du tableau des emplois et des mensualités.

Les activités spécifiques au poste (activités réparties sur deux adjoints administratifs)

I - CONCOURS

1. Informations générales sur les concours :

- Renseignements téléphoniques, physiques, par écrit ou par messagerie aux personnes intéressées par les concours

- Transmission de tous les documents concernant les concours (arrêtés, annales etc.)

- Gestion du stock des annales

- Mise à jour du recensement des concours effectués dans l’année.

2. Gestion des concours :

Taches générales de secrétariat :

 Préparation des pochettes contenant tous les éléments relatifs à chacun des concours pour le suivi du concours ouvert.

 Frappe des arrêtés d’ouverture des concours, recrutement sans concours, examens professionnels.

 Demande des profils de postes validés par le directeur référent

 Mise sur intranet des arrêtés de concours, RSC, et examens professionnels,

 Frappe de l’arrêté de composition des jurys (après contrôle des textes pour chaque corps si modification des textes)

Candidatures :

 Réception et traitement des dossiers de candidature : vérification des pièces du dossier, vérification de l’aptitude des candidats à présenter le concours (diplômes, expérience, etc.) en collaboration avec l’ADC.

 Etablissement de la liste des candidats par ordre alphabétique.

 Pour les concours sur titres : établissement des tableaux précisant le nom, prénom, adresse, diplômes, expérience professionnelle, observations, en complément du CV.

Jury :

 Recherche par téléphone ou par mail de membres de jury selon l’arrêté relatif au concours concerné et recherche de correcteurs éventuels (concours sur épreuves avec de multiples candidats).

 Convocation des membres du jury (réunion préliminaire, réunion d’admissibilité, réunion d’admission selon les concours) lorsqu’une date commune à tous a pu être trouvée.

 Envoi de la fiche de demandes de renseignements aux membres du jury pour leurs frais de concours.

Sujets :

 Mise en forme des sujets des épreuves d’admissibilité et d’admission selon les concours

Organisation et gestion des concours:

 Pour les concours sur titres sans oral ni admissibilité :

. réservation des salles,

. convocation des membres du jury pour la réunion d’admission

. préparation de la salle de réunion pour la réunion d’admission et des documents

 Pour les concours sur épreuves :

. convocation des candidats aux épreuves d’admissibilité.

. mise en forme et duplication des sujets des épreuves écrites.

. réservation des salles,

. préparation des salles et surveillance des épreuves écrites ou orales d’admissibilité en collaboration avec l’Adjoint des Cadres.

. numérotation et transmission des copies aux correcteurs.

. préparation de la salle de réunion pour l’admissibilité et admission

. convocation des candidats admissibles aux épreuves d’admission

. convocation des membres du jury pour les épreuves d’admission.

 

 Organisation pratique des épreuves écrites ou orales :

- Selon les types de concours : pour les concours avec épreuves orales établissement du calendrier horaire de passage des candidats pour l’épreuve orale et la pratique s’il y a lieu.

- Accueil des candidats, vérification de leur identité, tirage au sort des sujets, installation des candidats pour la préparation et respect du temps donné (en collaboration avec l’Adjoint des Cadres).

- Accueil et installation des candidats pour le temps qui leur est accordé pour la préparation de leur épreuve orale.

Documents pour le jour du concours (admissibilité et admission) :

. Etablissement des tableaux mentionnant le nom, prénom, adresse par ordre alphabétique

. établissement du document destiné au relevé de notes,

. préparation de la fiche d’admissibilité (à compléter par les membres du jury).

. préparation de la fiche d’admission (à compléter par les membres du jury).

. fléchage du lieu de concours pour les candidats et membres du jury.

. frappe du procès-verbal signé à l’issue de la réunion d’admission par les membres du jury puis classement du PV signé au dossier concours.

Résultat des concours :

- affichage des résultats DRH ainsi que fax ou mail à la Direction sud, Gestion Tronche, et aux responsables administratifs de pôles ainsi qu’aux Etablissements extérieurs concernés par le concours.

- Frappe et envoi des courriers en lien avec l’ADC aux candidats retenus ou non retenus. Copies des courriers à la gestion des carrières, recrutement (si concerne les contractuels), formation continue, pôle d’activité.

-

Opérations postérieures à l’organisation des concours

- Mise en ligne des résultats sur intranet et information des responsables administratifs de pôles (en fonction des concours)

- Mise à jour du tableau récapitulatif des concours organisés et archivage

- Rédaction des documents pour le remboursement des frais de concours aux membres des jurys.

- Courriers de notification aux candidats reçus (liste principale et liste complémentaire) et non retenus.

- Validation des copies des diplômes originaux présentés par les candidats reçus aux concours et avant nomination (conformité au document original).

Tableaux de bords

- Bilan annuel des concours

Autres :

Courriers et documents divers concernant les concours, donnés par l’Adjoint des Cadres.

Présélection des cadres de santé :

Organisation pratique de la présélection des cadres (étalement de la procédure sur 6-8 mois) :

. diffusion de la note de service sur Intranet et affichage papier

. préparation des dossiers destinés aux candidats.

. Etablissement des états de services pour les candidats du CHUGA

. recherche des membres participants pour les commissions

. constitution des commissions pour les entretiens oraux

. programmation des entretiens avec la psychologue

. réception des dossiers complets d’inscription des candidats et contrôle

. convocations des participants et des membres des commissions

. réservation des salles,

- accueil des candidats,

. affichage des résultats, envoi des courriers de notification aux candidats

II. Aide à la gestion de dossiers CAPL:

A/Avancements de grades

Mise en forme des listes de promouvables sur excell

Saisie des mises à jour des fiches d’avancements

Réception et tri des candidatures puis saisies des tableaux pour les avancements au mérite

Organisation de la réunion de pré-sélection

Saisie des propositions

Préparation des dossiers à envoyer aux CAPL

Saisie, mise à la signature, affichage et publication sur intranet des tableaux d’avancements

B/ Postes au choix

Frappe et diffusion vacances de poste en interne et sur site ARS

Réception et vérification des candidatures

Saisies des tableaux

Organisation de la réunion de pré-sélection

Saisie des propositions

Saisie des listes d’aptitude après CAPL, affichage et publication et courriers agents

C/ Prolongations de stage/refus de titularisation/détachements/intégrations/dispenses engagement servir

Frappe dossiers

Préparation des pièces du dossier pour la CAPL

Les relations professionnelles spécifiques au poste :

 Secteurs recrutement, carrières et tous secteurs de la DRH

 directions de pôles

 membres des jurys

 CH du département et hors département

 Professeurs d’enseignement public et privé

 Candidats aux concours

 Médecins (pour les concours ainsi que pour la présélection des cadres de santé)

Profil

Les savoirs-faire spécifiques :

 Maîtrise du logiciel WORD – EXCEL – OUTLOOK – CPAGE – INTRANET – INTERNET

 Bonne lecture des décrets portants statuts particuliers et arrêtés d’ouverture des concours pour le respect des délais indiqués, la bonne constitution du jury, et renseignements des candidats.

 Connaissance des conditions de candidatures pour informer les candidats

  Strict respect de la confidentialité et discrétion (qualité indispensable) dans toutes tâches se rapportant aux différents concours concernant les candidats et sujets.

Conditions de travail dans le poste

 Temps plein

 Horaires : 8h-15h50 ou 9h-16h50

 Contraintes particulières : présence lors des concours, même en dehors des horaires habituels.

 Astreintes : Néant

 Gardes : Néant

 Travail dimanches et jours fériés : Néant

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : Dés que possible
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : DRH
  • Date limite des dépôts de candidature : 17/07/2020
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à Mme Clémentine MONDIN – cmondin1@chu-grenoble.fr et Mme Sandrine CHEDIN – schedin@chu-grenoble.fr
Dernière mise à jour le 26/06/2020