Adjoint.e Administratif.ve pour l'Institut de Formation des Infirmiers Anesthésistes du CHU Grenoble Alpes

Posté le : 20/05/2020

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes recrute pour son Institut de Formation des Infirmiers Anesthésistes :

Un ou une ADJOINT.E ADMINISTRATIF.IVE

A temps partiel : 50%

Le poste est basé à l'Institut de Formation des Professions de Santé (IFPS) sur le Campus Universitaire

(Ligne de tram B et C - arrêt Gabriel FAURE)

 

Missions

Ce profil de poste décrit les activités requises pour la gestion du secrétariat administratif et pédagogique, sur l’école d’infirmier anesthésiste du CHU Grenoble Alpes (CHUGA) au sein de l’Institut de Formation des Professionnels de Santé (IFPS), et définit ses conditions d’exercice.

Exigence institutionnelle

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.

 

Secteur : Ecole d’IADE, au sein du bâtiment de l’IFPS, structure mixte Université Grenoble Alpes (UGA) – CHUGA, située sur le site du campus universitaire de Saint Martin D’Hères.

L’école d’IADE est agréée pour 25 étudiants par promotion. Ses missions sont :

  • Former des Infirmiers diplômés d'Etat ou des Sages-femmes diplômées d'Etat à la polyvalence des soins infirmiers dans les domaines de l'anesthésie, de la réanimation, des urgences et de la prise en charge de la douleur ;

  • Mettre en œuvre la formation préparatoire aux épreuves d'admission dans les écoles d'infirmiers anesthésistes ;

  • Concevoir, organiser et développer la formation continue ;

  • Promouvoir et participer à la recherche IADE - Favoriser la documentation en soins IADE dans les domaines précédemment cités.

     

    Domaine : Gestion administrative et pédagogique du secrétariat 

    Grade : Adjoint Administratif Hospitalier, catégorie C

LES MISSIONS SPECIFIQUES AU POSTE

Missions administratives :

  • Accueil des étudiants, personnel et personnes extérieures

  • Information du public sur le déroulement de la formation et sur les formations continues effectuées par l'école IADE

  • Gestion des appels téléphoniques

  • Réception, tri du courrier

  • Rédaction de courriers en intra et extrahospitalier, dans la limite de ses compétences,

  • Assurer le suivi des déclarations d'accidents du travail

  • Gestion des mouvements des étudiants : reports, arrêts d'études, mutations

  • Élaboration et mise en œuvre des documents concernés par les nouvelles directives du fait de l'universitarisation de la formation

  • Réalisation et transmission, à la demande, de données statistiques aux services de la Région, sous la coordination de la DRH-Formation Continue ; DAF

  • Gestion et transmission des enquêtes auprès du CEEIADE (Comité d'Entente des Ecoles d'Infirmiers Anesthésistes DE)

  • Transmission des données relatives aux demandes de subventions à la DRH-formation Continue

  • Assurer la gestion et le suivi en lien avec la Taxe d'Apprentissage et l'intéressement.

  • Gestion des commandes diverses

  • Gestion des réparations des matériels

  • Préparation des conseils pédagogiques, prise de notes et élaboration des comptes rendus

  • Mise à jour des pages Intranet, annuaire et du site Web de l'école

  • Gestion financière :

  • Élaboration et transmission des factures pour les frais de formation

  • Élaboration et transmission des factures pour la formation continue « Préparation au concours d'entrée »

  • Élaboration et transmission des fiches d'interventions rémunérées

  • Gestion du concours d'entrée IADE (CEIADE) :            

  • Inscription : Réception des dossiers, vérification, envoi des convocations

  • Elaboration du sujet : des examens Mise en page et préparation des dossiers des candidats

  • Relevé des notes et vérification, préparation des listes avec la directrice de l'école

  • Élaboration du planning de passage des épreuves orales 

  • Participation à la surveillance des épreuves

  • Gestion des dossiers des étudiants (gestion administrative, pédagogique et scolaire)

  • collaboration avec Pôle emploi (dossier et attestations de présence mensuelles)

  • collaboration avec les organismes financeurs (dossier et attestations présence de mensuelles)

  • collaboration avec les employeurs (dossier et attestations de présence mensuelles)

  • gestion des évaluations de stage : saisir les rapports dans le dossier informatique de scolarité des étudiants

  • Elaboration des carnets de scolarité.

  • Travail en collaboration avec l'UGA pour l'inscription des étudiants à l'Université

  • Gestion des habilitations (Hpliance pour la création des badges, les accès Intranet-Internet-Wifi ainsi que les accès des étudiants aux blocs opératoires)

  • Création et gestion des accès à la plateforme SharePoint pour les étudiants, le personnel de l'école et les intervenants concernés

  • Mise à jour des dossiers étudiants sur la plateforme partagée SharePoint

  • Participation à la gestion de la plateforme numérique SIDES NG

  • Gestion des badges de dosimétrie

  • Gestion de la formation « Préparation au concours d'entrée IADE » en collaboration avec la DRH – Formation Continue

  • Gestion de l'archivage

Missions en lien avec la pédagogie :

  • Préparation des dossiers pédagogiques des étudiants pour la rentrée : Projet pédagogique ; PLEEIADE (Porte folio) ; Règlement des études et règlement intérieur de l’IFPS ; …

  • Gestion des conventions de formation et des conventions de stage

  • Participation à la programmation des cours et des réservations des salles via ADE

  • Participation à la surveillance des partiels

  • Préparation des dossiers d'évaluation normative des étudiants

  • Gestion administrative des stages en collaboration avec la directrice (annonces de stages, carnets de stages, évaluations de stages)

  • Préparation et gestion des jurys semestriels, prise de note et élaboration des procès-verbaux (PV)

  • Préparation et gestion du conseil de la vie étudiante (prise de note et élaboration des PV)

  • Préparation des dossiers de présentation des étudiants au DEIA et des suppléments au diplôme

  • Participation à la remise des diplômes d'Etat

 

Activités diverses :

  • Utilisation et développement des nouvelles technologies d’information et de communication (pack office ; Share point, intranet, Qualnet, …)

  • Contribution aux collaborations au sein de l’IFPS dans le cadre de l’interfiliarité

  • Participation à l’organisation de séminaires

     

     

Profil

Compétences bureautiques :

  • Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, Outlook, …

  • Capacité de rédaction (orthographe, syntaxe, grammaire, expression, connaissance du vocabulaire médical)

  • Capacité à saisir des comptes rendus d’instances et rédaction finale, mise en forme des sujets de partiels et de CEIADE, …

  • Compétence dans l’utilisation d’outils numériques permettant le transfert quant à l’utilisation de la plateforme numérique partagée CHUGA (SharePoint ; mise à jour annuaire intranet, …) et UGA (ADE : logiciel de réservation des salles/ IFPS, SIDES NG, …)

     

Compétences d’organisation de travail :

  • Classement et archivage des documents informatiques et « papier »

  • Elaboration de méthodes et d'outils de gestion

  • Capacités d'organisation, de planification, d’anticipation, d'analyse, de synthèse et de r

     

Compétence à coordonner ses actions et celles des acteurs concernés

  • Savoir travailler en équipe et avoir le sens du collectif

  • Favoriser la coopération et l’entraide pour atteindre des objectifs communs

  • Assurer la traçabilité et le suivi de l’activité et utiliser des outils de transmissions partagées d’information afin d’assurer la continuité de service

     

Compétences relationnelles

  • Discrétion et réserve professionnelles, respect de la déontologie professionnelle

  • Sens du contact humain : capacité à véhiculer une image positive, constructive, dynamique et efficace de l’école d’IADE, IFPS, CHUGA et UGA lors de toute communication (accueil, intervenants extérieurs, collaborateurs à l’IFPS, …)

  • Capacité d’autoévaluation de ses interventions et d'adaptabilité

 

RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

 

Relations hiérarchiques :

  • Le Cadre de Santé Supérieur chargé de la Direction de l'Ecole d’IADE

  • Le Directeur des soins, Coordonnateur général des instituts de formation

    Relations fonctionnelles :

  • Le Directeur scientifique de l'école IADE

  • Les Cadres de santé formateurs

  • La Direction des Ressources Humaines du CHUGA

  • La Direction des Affaires Financières

  • Le service de Formation Continue

  • La direction des Services Techniques et Informatiques UGA

  • La Trésorerie du CHUGA

Relations professionnelles spécifiques au secteur :

  • L'Université Grenoble Alpes

  • L'Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes

  • La Région Auvergne-Rhône-Alpes

  • La Direction Régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale Auvergne-Rhône-Alpes

  • Les intervenants (MCU-PH, PH, médecins anesthésistes, IADE, etc..)

  • Les agents d’accueil de l’IFPS

  • Le service administratif de l’UGA

  • Les adjoints administratifs hospitaliers des autres instituts de formation de l’IFPS

  • Les Cadres des services accueillant les stagiaires

  • La Caisse primaire d'assurance maladie – MNH

  • Pôle emploi

  • Les organismes de financement

  • Les établissements employeurs finançant leurs agents

  • La médecine du travail

  • Le CEEIADE (Comité Entente des Ecoles d’IADE)

CONDITIONS DE TRAVAIL DU POSTE

  • Temps de travail effectif : 50 %

    Horaires :

  • Agent en forfait jour avec 7.5 RTC

  • La durée de travail journalière est de 7H30. L’usage est de 8H30 à 16h20.

  • L’amplitude horaire se situe de 7h30 à 18h30.

     

Particularités :

  • Les congés liés à l’activité de formation IADE sont pris de préférence pendant les périodes de vacances scolaires des étudiants. Toute demande exceptionnelle est soumise à validation en fonction des priorités de l’activité administrative et/ou pédagogique.

  • Adaptabilité aux contraintes horaires ponctuelles (pics d’activités, rentrée, périodes d’examen et de concours, date des instances, …) Les horaires peuvent être variables selon les nécessités imposées par les activités pédagogiques (Concours entrée, remise de diplôme, instances, …).

  • Participation à des activités de formation exceptionnelles le samedi (concours, forums, séminaires, …)

     

    Ce profil de poste est susceptible d’évoluer en fonction des organisations de l’ensemble des filières de formation.

     

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : 1er juillet 2020
  • Temps de travail : 50%
  • Lieu : Institut de Formation des Infirmiers Anesthésistes
  • Date limite des dépôts de candidature : 01/06/2020
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à : Madame Catherine BRIOT - Direction de l'Ecole d'IADE CBriot@chu-grenoble.fr
Dernière mise à jour le 22/05/2020