Adjoint.e Administratif.ve Gestionnaire de Scolarité (Institut de Formation et des Ecoles)

Posté le : 15/09/2021

Description de l'offre

Le CHU de Grenoble Alpes premier trauma center de France propose un plateau de haut niveau technique de 41 salles toutes spécialités confondues adultes et pédiatriques recrute un.e Adjoint.e Administratif.ve Gestionnaire de Scolarité.

Il s'agit d'un contrat à durée déterminée (CDD) à pourvoir dès que possible.

Quotité de temps de travail : 50 % (Temps partiel)

INFORMATION COMPLEMENTAIRE

Condition de travail dans le poste :

  • Horaires :
    • Temps de travail : 50% réparti en journée de 7h30 sur la semaine ; Agent en forfait heures du lundi au vendredi ; droit à congés annuels : 27.
    • Rémunération en référence aux grilles de rémunération de la fonction publique niveau C
    • L’amplitude horaire se situe de 8h00 à 17h30. Les horaires sont variables en fonction des nécessités liées à l’activité pédagogique.

 

  • Contraintes particulières :
    • Astreintes : non
    • Les congés sont pris prioritairement lors des fermetures partielles ou totales de l’institut et pendant les congés des étudiants.
    • Adaptabilité aux contraintes horaires ponctuelles (pics d’activités, rentrée, périodes d’examen).
    • Continuité de service à assurer dans la journée et sur l’ensemble des périodes d’activités pédagogiques.
    • Gardes, travail dimanches et jours fériés : Non

Missions

Les missions

  • Accueil et information des étudiants et des enseignants (physique, téléphonique, communication via les plateformes, exemple : UNESS).
  • Gestion administrative relative au domaine d'activité
  • Gestion des plannings d’enseignements avec les enseignants et le coordonnateur ADE Santé
  • Communication avec l’ensemble des gestionnaires de scolarité / secrétaires de promotion (interne et externe)
  • Collaboration étroite au sein du bureau
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
  • Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

 

Activités contributives :

  • Participation à la gestion des inscriptions administratives et pédagogiques
  • Participation à l’organisation des examens (convocation, logistique)
  • Selon les pics d’activités, possibilité de participer à des missions transversales

Profil

Opérationnelles en :

  • Saisie de données numériques
  • Communication et relations interpersonnelles
  • Utilisation de tableurs
  • Accueillir, informer
  • Connaissances de l’environnement universitaire et hospitalier
  • Bonnes connaissances des pratiques administratives (écrites et orales)

Approfondies en :

  • Organisation du travail
  • Ethique et déontologie professionnelles
  • Connaissance de l’outil informatique
  • Saisie numérique
  • Culture numérique (plateformes et réseaux sociaux)
  • Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations.
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité.
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
  • Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité.
  • Capacité rédactionnelle
  • Travailler en équipe / en réseau en collaboration étroite au sein du bureau.
  • Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel) ; logiciel de gestion des plannings (ADE)

Savoirs-être et valeurs :

  • Ecoute et capacité à développer des contacts humains
  • Communication adaptée et efficace
  • Capacité de travail en collaboration et en équipe
  • Adaptabilité
  • Loyauté institutionnelle et réserve professionnelle
  • Diplomatie
  • Sens du service public, Equité à l’égard du public
  • Rigueur, autonomie, organisation, discrétion

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : Dès que possible
  • Temps de travail : 50 %
  • Lieu : UF 4314 - Coordination des Instituts de Formation et des Ecoles
  • Date limite des dépôts de candidature : 30/09/2021
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) par mail, à l'adresse mail générique suivante : - Contact-IFSI@chu-grenoble.fr
Dernière mise à jour le 15/09/2021