Adjoint.e Administratif.ve Assistant.e de Direction (Direction des Affaires Médicales)

Posté le : 01/12/2021

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes est un établissement public de santé situé à Grenoble au cœur des Alpes. Premier Trauma Center de France, il regroupe de nombreuses spécialités médicales et un pôle recherche reconnu et actif.

Le CHU Grenoble Alpes se sont près de 11 000 professionnels sur 3 sites géographiques dont le Centre Hospitalier de VOIRON.

 

Le CHU Grenoble Alpes recrute :

 

Un.e Adjoint.e Administratif.ve Assistant.e de Direction (Direction des Affaires Médicales)

 

Il s'agit d'un contrat à durée déterminée (CDD renouvelable pour remplacement de congés maladie) à pourvoir très rapidement.

Quotité de temps de travail : 100 % (Temps complet)

 

Conditions de travail dans le poste :

Poste en horaires : lundi au jeudi 9h - 16h50

                                  Vendredi 8h30 - 16h20

Exigence institutionnelle :

L’agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.

Missions

Missions du service :

  • La Direction des Affaires Médicales (DAM) est composée de 15 agents représentants 14,40 ETP.
  • L’équipe comprend un Directeur, un adjoint au Directeur, trois Attachés d’administration hospitalière, 5 Adjoints des cadres et 7 Adjoints administratifs (1 secrétaire et 6 agents de gestion administrative).
  • La DAM a pour mission de gérer l’ensemble des effectifs médicaux du CHU GRENOBLE ALPES dans le respect des textes réglementaires qui les régissent avec le budget qui lui est alloué.
  • Par effectifs médicaux, il faut entendre la gestion et le déroulement de carrière des praticiens hospitaliers et praticiens hospitalo-universitaires pour le versant hospitalier (PU-PH, MCU-PH, CCU-AH, AHU, PHU), des praticiens contractuels, des praticiens attachés, des assistants généralistes et spécialistes, des cliniciens, des praticiens libéraux, des internes et faisant-fonction d’interne et des étudiants hospitaliers.
  • La DAM accompagne les praticiens dans leur parcours hospitalier de l’externat jusqu’à leur départ en retraite. Elle gère notamment la paie des personnels médicaux, les congés et absences, les mises à disposition, les temps partagés avec d’autres établissements.
  • La DAM accompagne les projets du CHU sur le versant ressources médicales : mise en œuvre des axes du Projet d’Etablissement, accompagnement des projets de réorganisation d’activités sur le plan des organisations médicales.
  • La DAM est l’interlocuteur privilégié de la Présidence de la Commission Médicale d'Etablissement (CME) des Doyens (de l’UFR de Médecine et de l’UFR de Pharmacie)

 

 Les activités spécifiques au poste :

  • Accueil physique et téléphonique
  • Gestion du courrier (papier et électronique)
  • Boite mail du Service
  • Diffusions de messages listes DAMS
  • Planification des agendas
  • Organisation Réunions (Doodle, réservation de salle, visioconférence)
  • Site Intranet (alimentation et animation)
  • Communication : flash info, Newsletter
  • Recrutement : annonces, publication postes
  • Dossier partagé : rangement et actualisation
  • PV et CR réunions
  • Préparation des dossiers avant réunions
  • Avis CME
  • Décisions DAM
  • Formalisation d’attestations
  • Enregistrement, envoi et traçabilité des demandes d’autorisation de cumul d’activité à titre accessoire
  • Réservation de billets de train dans le cadre des ordres de mission
  • Enregistrement dans Chronos des congés des Attachés d’Administration
  • Commandes papèterie et bons scoop
  • Accueil et distribution des formulaires dans le cadre du plan de déplacement entreprise (PDE)
  • Mise à jour du document « structures internes », qui répertorie les noms des responsables par pôles, par services et par unités
  • Mise à jour et suivi du tableau de la demi garde des urgences : envoi du calendrier, suivi des demandes de modification, mise à jour de la liste de diffusion
  • Suivi des contrats d’engagement de service public exclusif : envoi des nouveaux contrats et des renouvellements, veille de la réception des contrats signés.
  • Suivi du planning de Télétravail
  • Gestion des grèves : diffusion informations et assignations

Profil

Les compétences spécifiques :

  • Niveau Bac 2 requis ;
  • Goût pour l’informatique et les chiffres ;
  • Qualités relationnelles, tact et diplomatie ;
  • Capacité d’autonomie et d’initiative ;
  • Maitrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint ;
  • Connaissance du milieu hospitalier appréciée.

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement
  • A pourvoir le : Le plus rapidement possible
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu : Direction des Affaires Médicales (DAM)
  • Date limite des dépôts de candidature : 31/12/2021
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) par mail, à l'adresse générique suivante : DirAffMed@chu-grenoble.fr
Dernière mise à jour le 01/12/2021