Adjoint(e) Administratif(ive) à temps partiel pour le Centre de Formation des ARM

Posté le : 30/08/2019

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes recrute en CDD et  à temps partiel (50 % puis 80% à compter du 11/11/2019)

Un ou Une Adjoint(e) Administratif (ive)

A l'occasion de l'ouverture du Centre de Formation des Assistants de Régulation Médicale - CFARM

Ce poste est susceptible d'être pérennisé.

Missions

 

Secteurs : Centre de formation

Unité : Centre de formation des ARM

Domaine : Gestion administrative et pédagogique du secrétariat

LIEU D’EXERCICE ET MISSIONS DU SECTEUR

CHUGA : Etablissement public de santé, le CHU Grenoble Alpes assure tous types de prises en charge en Médecine, Chirurgie et Obstétrique, en Psychiatrie, en Soins de Suite et de Réadaptation, et en Hébergement gériatrique.

Le CFARM assure une formation régie par l’arrêté du 19 juillet 2019 relatif à la formation conduisant au diplôme d’assistant de régulation médicale et à l’agrément des centres de formation d’assistant de régulation médicale.

o Le diplôme d’assistant de régulation médicale atteste de l’acquisition des compétences professionnelles requises pour l’exercice des missions d’assistant de régulation médicale dont la liste est définie par arrêté du ministère chargé de la santé.

Bâtiment René Coirier, site Nord :

- Le centre de formation est situé au 2 e étage du bâtiment du SAMU

 Le CFARM a pour missions :

 De former des professionnels autonomes, responsables et réflexifs, capables de développer une posture clinique de qualité auprès des personnes soignées et usagers au sein d’une équipe pluri professionnelle. Elle propose un parcours professionnalisant qui permet à l’étudiant ou l’élève de construire progressivement ses compétences.

 De contribuer à la formation continue et au développement professionnel continu des professionnels en exercice,

 De promouvoir la recherche dans les domaines de la pédagogie interactive et de la Santé, plus particulièrement des soins tant dans le secteur sanitaire que médico-social.

 

 La capacité d’accueil est de :

o 40 élèves maximum

 

Profil

L’adjoint administratif du CFARM a pour missions :

- d’organiser pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

- de saisir et mettre en forme des informations administratives diverses, enregistrer des données alphanumériques, numériques ou comptables, dans le cadre des consignes et procédures définies.

 

ACTIVITES GENERALES DE SECRETARIAT

- Recevoir, traiter et orienter les appels et messages téléphoniques

- Accueillir et prendre en charge du public, informer sur les contenus et le déroulement des formations (renseignements précis en particulier sur les aides financières, orientation des choix)

- Recevoir et trier les courriers

- Assurer la gestion de la circulation des informations (recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)

ACTIVITES SPECIFIQUES DE GESTION DES FORMATIONS :

GESTION DU CONCOURS D’ENTREE :

- Gestion des notices de concours : mises à jour, impression, envoi pour publication internet…

- Gestion des inscriptions, contrôle des dossiers, édition et gestion des listes de candidatures par profil…

- Convocation des candidats aux différentes épreuves selon leur catégorie, gestion de l’anonymat

- Selon les épreuves réservation de salles, édition des documents nécessaires (signatures, fiche d’appel…), élaboration des plannings, convocation des membres du jury, préparation des dossiers de candidat, édition des documents nécessaires

- Saisie des notes, élaboration des tableaux de résultats

- Envoi des résultats aux candidats et à la direction de la communication pour publication internet, affichage des listes

- Gestion des confirmations de place, désistements, demandes de report (liste principale et liste d’attente)

- Elaboration du rapport de concours destiné à l’ARS

GESTION DE LA SCOLARITE :

- Gestion générale

Constituer et gérer les dossiers des élèves : administratifs, pédagogiques et scolaires

Organiser et participer aux élections des représentants des élèves

Etablir les déclarations d’accidents de travail

Saisir les renseignements nécessaires à l’édition des badges professionnels des élèves

- Gestion de la rentrée :

Convocation

Envoi des conventions de formation et suivi des retours

- Aides financières

Informer les élèves sur les différentes aides financières

Instruire et gérer les dossiers des demandes d’aides financières

Assurer le classement, suivi, traçabilité des différents documents

Suivi des présences des élèves : éditer des fiches de présence, recueillir les justificatifs d’absences des élèves, rentrer les absences dans le logiciel ou les plateformes internet des organismes publics (Région, Pôle emploi), établir les attestations mensuelles de présence pour les divers organismes financeurs

Editer et envoyer les conventions des frais de formation aux organismes financeurs et employeurs

Assurer la facturation des frais de formation

Informer les organismes financeurs des interruptions et abandons de formation des élèves

Gestion des aides régionales à destination des élèves : bourses, pass’Région, Fonds d’Aide d’Urgence…

- Stages

Assurer la mise en stage des élèves :

- Saisir les places de stages dans le logiciel en lien avec le Cadre supérieur de santé responsable des stages sur l’Inter-IFSI

- Editer et envoyer les courriers relatifs aux stages : affectations, conventions, annulation etc.

- Saisir les changements de stage en lien avec le Cadre de santé responsable pédagogique notamment en charge des stages

Assurer la gestion administrative des retours de stage : Recueillir, contrôler et scanner les feuilles d’évaluation de stage et les transmettre aux référents pédagogiques

- Pédagogie

Assurer le traitement et la mise en forme de documents pédagogiques

Assurer la mise en forme et l’édition du planning hebdomadaire des enseignements

Tenir à jour les listes de formateurs, permanents et vacataires

Gérer les états de rémunération mensuels des formateurs vacataires

- Conseil Technique et du Conseil de Discipline :

Préparer les Conseils : élaboration des présentations, envoi des dossiers et des convocations…

Participer aux Conseils pour prise de notes et compte-rendu

- Certification (modules et compétences) :

Préparer et imprimer les épreuves d’évaluation

Préparer les dossiers pour le jury de Certification

Editer les diplômes d’assistant de régulation médicale

- Suivi post-formation :

Assurer un bilan de suivi post-formation pour les organismes financeurs ou les instances

Etablir toute statistique demandée

ACTIVITES SPECIFIQUES DE GESTION ADMINISTRATIVE :

- Classer et gérer les archives (internes, et externes en collaboration avec les Archives Départementales)

- Elaborer tout bilan chiffré nécessaire aux études demandées par les administrations

- Faire remonter au directeur ou au responsable pédagogique les besoins en moyens du service

- Mettre en oeuvre les nouvelles directives administratives

- Organiser et/ou participer aux réunions internes ou externes, prise de notes et compte-rendu

- Préparer les données pour les dossiers de subventionnement région EPRD : demande de subvention, compte avec subvention attribuée, compte de résultats

ACTIVITES CONTRIBUTIVES :

- Participer à l’élaboration du plan de formation des personnels

- Participer à des groupes de travail

- Travailler en collaboration avec les secrétaires des différents Instituts de Formation

VI RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

Relations hiérarchiques:

- L’adjoint des Cadres

- Le Directeur du centre de formation

- Le Coordonnateur Général des Instituts de Formation

Relations fonctionnelles :

- Le responsable pédagogique

- Les Cadres de santé formateurs

- Le responsable médical du SAMU

- La Direction des Ressources Humaines du CHUGA

- La Direction des Affaires Financières

- Le service de Formation Continue

- La direction des Services Techniques et Informatiques

- La Trésorerie du CHUGA

Relations professionnelles spécifiques au secteur :

- L'Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes

- Les intervenants extérieurs

- Les CESU partenaires

- Les Cadres des services accueillant les stagiaires

- La Caisse Primaire d'Assurance Maladie

- Les organismes de financement publics ou privés

- Les établissements employeurs finançant leurs agents

COMPETENCES SPECIFIQUES

Les compétences spécifiques :

- Rigueur et sens de l’organisation

- Aptitudes relationnelles

- Faire preuve de discrétion

- Sens de la relation et de la communication

- Ponctualité

Capacité à :

- Travailler en équipe

- Prendre des initiatives

- Prioriser les activités

- Etre autonome

Connaissances :

- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet, Intranet, BLScolarité, BLConcours)

- Du fonctionnement du CHUGA et plus particulièrement des instituts de formation

CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE

 Horaires : Poste à 80 % sur une amplitude horaire de 8 h 00 à 15 h 50 sur 5 jours.

 Contraintes particulières : les congés sont pris de préférence pendant les périodes de vacances des élèves

 Organisation avec les secrétaires de l’IFAS, de l’IFAP et de l’IFA

 Sous la coordination de l’Adjoint des Cadres en charge des filières de niveau 3 (IFA, IFAS, IFAP) et 4 (CFARM).

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD Détachement Mutation
  • A pourvoir le : 30/09/2019
  • Temps de travail : 50% jusqu'au 11/11/2019 puis 80%
  • Lieu : Centre de Formation des Assistants de Régulation Médicale
  • Date limite des dépôts de candidature : 15/09/2019
  • Contact : Merci d'adresser votre lettre de motivation et CV à : Mme Valérie BRIDOUX - Directrice du CFARM vbridoux@chu-grenoble.fr
Dernière mise à jour le 30/08/2019