Adjoint.e Administratif.ive à l'Institut de Formation en Soins Infirmiers- 80%

Posté le : 22/05/2020

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes recrute  pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)

Un ou une Adjoint.e Administratif.ive

Il s'agit du remplacement d'un personnel en congé parental, poste à temps partiel à 80%.

L'IFSI se situe dans le bâtiment de l'Institut de Formation des Professionnels de Santé (IFPS) sur le campus universitaire de Grenoble-St-Martin d'Hères

(Ligne de Tram B et C - arrêt Gabriel FAURE)

 

Les missions de l’IFSI sont la formation initiale des infirmiers, la formation continue incluant la formation d’adaptation à l’emploi dans le cadre du CHU formateur, la documentation et recherche en soins infirmiers.

 

Missions

ACTIVITES COMMUNES AU POSTE

ADMINISTRATIF :

- Assurer l’accueil des étudiants

- Gérer les inscriptions des étudiants à l’IFSI

- Assurer le contrôle des chèques d’inscription et éditer le tableau des encaissements en lien avec le régisseur de l’IFPS

-  Recueillir les justificatifs d’absences des étudiants, rentrer les absences dans le logiciel Winifsi à partir des feuilles d’émargement transmises par les coordinateurs

- Etablir les déclarations d’accidents de travail/trajet et des accidents d’exposition au sang des étudiants

- Organiser et participer aux élections des représentants des étudiants

- Gérer les états de frais des intervenants

- Gérer le diplôme d’état (pour la 3ème année) en collaboration avec le Cadre Supérieur de Santé

- Mettre à jour les coordonnées des étudiants

PEDAGOGIE :

- Assurer le traitement, la mise en forme et l’impression de documents pédagogiques (sujets et résultats des évaluations, TD, listes…)

- Constituer, gérer et finaliser les dossiers scolaires : administratifs, pédagogiques et scolaires

- Préparer les documents nécessaires aux  instances (instance compétente pour le traitement pédagogique des situations individuelles des étudiants, conseil de promotion, CAC…)

- Rentrée des notes sur winifsi en présence du formateur référent de l’UE et sur la plateforme en présence du Cadre Supérieur de santé.

AIDES-FINANCIERES :

- Instruire et gérer les dossiers des demandes d’aides financières

- Assurer le classement, suivi, traçabilité des différents documents

- Réaliser et assurer le suivi des listes informatiques des aides financières par promotion

- Editer et envoyer aux divers organismes financeurs le relevé des absences des étudiants et élèves

- Editer et envoyer les conventions des frais de formation aux organismes financeurs et employeurs

- Assurer la facturation des frais de formation des étudiants

- Assurer le suivi des dossiers des étudiants sur le logiciel Kairos (pôle emploi).

 

RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

Relations hiérarchiques :

  • - La secrétaire référente

  • - Les Cadres Supérieurs de Santé

  • - Le directeur de l’institut

Relations fonctionnelles :

  • Les étudiants

  • La DRH, le public

  • Les lieux de stage

  • Partenaires de la gestion informatique des dossiers des étudiants

  • Le Pôle formation

  • DRJSCS, ARS et Conseil Régional

  • Les différents organismes financiers (OPCA), pôle emploi, mission locale

  • Autres Instituts

Profil

Les compétences spécifiques :

  • Rigueur et sens de l’organisation

  • S’exprimer de façon adaptée vis-à-vis des différents interlocuteurs

  • Faire preuve de discrétion, ponctualité

Capacité à :

  • Travailler en équipe

  • Etre en relation avec le public

  • Etre autonome

  • Organiser et prioriser les activités de secrétariat

  • Prendre des initiatives

  • Polyvalence

    Connaissances :

  • Connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Winifsi, Power Point, Outlook, Internet, Intranet)

  • Du fonctionnement du CHUGA et plus particulièrement des instituts de formation

 

CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE

  • Horaires : de 8h00 à 15h50 ou de 09h10 à 17h00 de façon à assurer une ouverture du secrétariat de 08h00 à 17h00

  • Contraintes particulières : les congés sont pris de préférence pendant les vacances des étudiants tout en maintenant une permanence de secrétariat.

Conditions de travail

  • Type de contrat : CDD
  • A pourvoir le : 24 Aout 2020
  • Temps de travail : 80%
  • Lieu : IFSI - Institut de Formation en Soins Infirmiers
  • Date limite des dépôts de candidature : 31/05/2020
  • Contact : Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à : Mesdames BELLANGER et SIKORA abellanger@chu-grenoble.fr MSikora@chu-grenoble.fr
Dernière mise à jour le 22/05/2020